Vriendelijk herinneren zorgt vaak voor betaling
Misschien vergeet een klant de factuur simpelweg. Sommige mensen raken een rekening kwijt, zien hem over het hoofd of hebben een drukke periode. Een vriendelijke zakelijke herinnering helpt vaak al. Bel je klant op en vraag beleefd of hij of zij de rekening heeft gezien. Soms lost een persoonlijk gesprek het probleem snel op. Schrijf anders een duidelijke e-mail of brief waarin je vraagt om de rekening op korte termijn te betalen. Leg uit om welk bedrag en welke datum het gaat. Noem altijd het factuurnummer. Dit voorkomt misverstanden en laat zien dat je het serieus aanpakt. Let op: blijf rustig, vriendelijk en zakelijk, ook als je zelf gefrustreerd bent.
Aanmaning sturen en extra kosten in rekening brengen
Wanneer een eerste herinnering niet werkt, moet je strenger optreden. Stuur een aanmaning. In deze officiële brief vraag je de klant nogmaals om te betalen voor een vaste einddatum. Geef aan dat er anders extra kosten volgen, zoals incassokosten of rente. Dit mag volgens de regels van de overheid. In Nederland ben je verplicht eerst een laatste herinnering zonder kosten te sturen. Betaalt de klant daarna nog steeds niet, dan mag je extra kosten rekenen. Veel klanten schrikken hiervan en maken alsnog het geld over. Zo niet, dan heb je in ieder geval laten zien dat je duidelijk handelt.
Zakelijke hulp inschakelen van buitenaf
Blijft betaling uit, dan kun je hulp vragen van een incassobureau, deurwaarder of advocaat. Zo’n bedrijf probeert het openstaande bedrag te innen bij de klant. Dit is een volgende zakelijke stap. Soms nemen klanten pas contact op als zij een brief krijgen van een incassopartij. Let hierbij goed op de kosten voor jezelf. Vaak betaal je als ondernemer deze hulp als het geld niet binnenkomt. Kies daarom een betrouwbare partij. Bedenk ook dat de relatie met de klant hierdoor kan veranderen. Soms wil je die relatie graag behouden, bijvoorbeeld bij een vaste opdrachtgever. Bekijk altijd of je dit er voor over hebt.
Voorkomen is beter dan genezen: tips voor de toekomst
Om problemen met openstaande facturen te voorkomen, kun je een aantal dingen vooraf regelen. Controleer bij een nieuwe klant altijd of deze zakelijk betrouwbaar is. Kijk bijvoorbeeld naar reviews van andere ondernemers of vraag om vooruitbetaling bij grote bedragen. Zet de betaalvoorwaarden duidelijk op je factuur. Geef aan binnen hoeveel dagen je geld verwacht en welke kosten worden gerekend bij te late betaling. Gebruik een eenvoudig systeem om betalingen te volgen. Hiermee zie je snel wie er nog moet betalen. Zo speel je beter in op situaties waarin iemand te laat is. Met deze aanpak kun je problemen in de toekomst vaak beperken.
Meest gestelde vragen over wat te doen bij een niet betaalde factuur
Hoe lang moet ik wachten voordat ik stappen mag nemen?
Meestal is een betalingstermijn op je factuur 14 of 30 dagen. Komt het geld daarna niet, dan mag je direct een herinnering sturen. Wacht niet te lang, want je hebt recht op tijdige betaling.
Mag ik direct incassokosten rekenen als de klant te laat is?
Nee, volgens de wet moet je eerst een laatste herinnering sturen zonder extra kosten. Geef de klant daarin nog minstens 14 dagen de tijd om te betalen. Pas daarna mag je wettelijke kosten rekenen.
Wat als mijn klant blijft weigeren te betalen?
Blijft de klant weigeren na meerdere pogingen, dan kun je een incassobureau of een deurwaarder inschakelen. Dit kan de druk op de klant vergroten. Als het dan nog niet lukt, kun je naar de rechter stappen.
Hoe kies ik een goed incassobureau of deurwaarder?
Kies een partij die ervaring heeft met zakelijk innen van geld. Lees reviews, vraag collega ondernemers, en let op de kosten die zij rekenen als het geld niet wordt opgehaald.
Mogen er rente en kosten worden gerekend over een te late betaling?
Na de laatste herinnering staan de regels dit toe. Je mag wettelijke rente rekenen en redelijke incassokosten zorgen ervoor dat late betalers jou niet duperen.