Zakelijke stappen als een factuur niet wordt betaald

Eerste actie bij een onbetaalde factuur

Het is verstandig om snel iets te doen als jouw factuur niet op tijd betaald wordt. Vaak is het een simpel misverstand, zoals een vergeten betaling of een fout in de factuur. Pak daarom altijd eerst de telefoon en bespreek het vriendelijk. Leg uit om welke rekening het gaat en vraag wanneer er betaald zal worden. Soms helpt een persoonlijk gesprek het beste, zeker als het om een vaste relatie of een terugkerende klant gaat. Blijft de betaling toch uit? Stuur dan een overzichtelijke betalingsherinnering per e-mail. In deze herinnering noem je het openstaande bedrag, de factuurdatum en een nieuwe, redelijke termijn voor betaling. Houd het kort en beleefd, en vraag duidelijk wanneer je het geld kunt verwachten.

Vriendelijk telefonisch contact om misverstanden op te helderen en betaling te bespreken.
Vraag wanneer de klant verwacht te betalen, zodat er duidelijkheid komt.
Blijft de betaling uit? Stuur een overzichtelijke betalingsherinnering per e-mail met openstaand bedrag, factuurdatum en een nieuwe termijn.

Aanmaning versturen en kosten aankondigen

Als een herinnering niet werkt, is het tijd voor strengere maatregelen. Stuur een aanmaning met een laatste betaaltermijn die duidelijk in het zakelijke bericht staat aangegeven. Dit mag je meestal na twee weken doen. Geef aan dat als je binnen deze termijn geen geld ontvangt, je kosten in rekening moet brengen, zoals incassokosten en rentekosten. Deze kosten mag je volgens de wettelijke regels rekenen, en ze kunnen flink oplopen. Zorg dat de toon van de aanmaning duidelijk maar nog steeds zakelijk blijft. Door helder te communiceren, snapt de klant dat het nu serieus is. Vaak komt er dan toch snel beweging in de betaling, omdat niemand extra kosten wil betalen.

Aanmaning met een duidelijke laatste betaaltermijn.
Meestal kan dit na twee weken.
Geef aan dat als er binnen de termijn geen betaling komt, kosten in rekening worden gebracht (incassokosten en rentekosten).
Houd de toon zakelijk en helder, zodat de klant begrijpt dat het serieus is.
Vaak leidt dit tot snelle beweging in betaling.

Inschakelen van hulp bij niet-betalende klanten

Soms blijkt een klant niet makkelijk te overtuigen. Terwijl je wel graag het openstaande bedrag wilt ontvangen, kun je er ook voor kiezen om hulp van buitenaf te vragen. Je kunt hiervoor een incassobureau inschakelen. Dit bedrijf neemt het contact met je klant over en zorgt ervoor dat er meer druk op de betaling komt te staan. Soms werkt alleen al de brief van een incassobureau om betaling af te dwingen. Als dit nog niet genoeg is en het gaat om een groot bedrag, kun je een gerechtsdeurwaarder inschakelen of naar de rechter stappen. Dit zijn wel stappen die tijd en geld kosten. Meestal proberen bedrijven deze laatste oplossingen te voorkomen, zodat de relatie zakelijk netjes blijft. Toch is het fijn om te weten dat je hulp van buitenaf mag inschakelen als je door de klant wordt genegeerd.

Incassobureau inschakelen om druk op betaling te vergroten.
Brief van een incassobureau kan soms al voldoende zijn.
Voor grote bedragen kun je overwegen gerechtsdeurwaarder in te schakelen of naar de rechter te stappen.
Deze stappen kosten tijd en geld; bedrijven proberen ze vaak te vermijden om de relatie te beschermen.
Het is wel goed om te weten dat hulp van buitenaf mogelijk is als de klant blijft weigeren te betalen.

Voorkomen dat rekeningen blijven openstaan

Ondernemen is altijd makkelijker als iedereen afspraken nakomt. Toch is het raadzaam om extra duidelijk te zijn richting je klant. Spreek vooraf af wanneer betaald moet worden en zet dit in een offerte of contract. Controleer goed met wie je zakendoet, bijvoorbeeld door recensies en referenties te bekijken. Je kunt ook werken met een aanbetaling of levering op rekening. Stuur direct een duidelijke factuur na de levering, zodat er geen misverstanden kunnen ontstaan. Door duidelijke regels te maken en goed te communiceren, voorkom je veel problemen met zakelijke betalingen. Kleine maatregelen helpen vaak al om te zorgen dat klanten weten waar ze aan toe zijn.

Maak de betalingsvoorwaarden duidelijk in offerte of contract.
Controleer met wie je zaken doet door recensies en referenties te bekijken.
Overweeg aanbetaling of levering op rekening.
Stuur direct na levering een duidelijke factuur.
Door duidelijke regels en goede communicatie voorkom je veel problemen.

Meest gestelde vragen over facturen die niet betaald worden

Hoe lang moet ik wachten voordat ik verdere stappen zet als mijn klant niet betaalt?

Als de termijn van de factuur is voorbij gegaan, kun je direct contact opnemen en daarna een betalingsherinnering sturen. Blijft betaling uit, stuur dan na ongeveer twee weken een aanmaning.
Mag ik altijd incassokosten rekenen bij een zakelijke klant?

Incassokosten mag je bij zakelijke klanten rekenen als je duidelijk hebt vermeld dat extra kosten volgen bij te late betaling. Dit is wettelijk vastgelegd.
Wat moet er in een laatste aanmaning staan?

De laatste aanmaning bevat het openstaande bedrag, het factuurnummer, de nieuwe betaaltermijn en de aankondiging van extra kosten als er nog niet betaald wordt.
Kan een incassobureau altijd helpen bij niet-betalende klanten?

Een incassobureau kan helpen druk uit te oefenen en probeert de betaling te regelen. Werkt dit niet, dan mag het incassobureau verdere juridische stappen adviseren.
Wat als de klant in financiële problemen zit?

Als de klant niet betaalt door financiële problemen, kun je een betalingsregeling voorstellen. Zo kun je afspreken om het bedrag in delen te betalen.