Mijn klant betaald niet is een situatie waar veel ondernemers mee te maken krijgen en waar veel stress uit kan ontstaan. Je hebt je werk gedaan en de factuur verstuurd, maar toch blijft de betaling uit. Dit kan je kas boeken in de war brengen en zorgen oproepen, vooral als je het geld nodig hebt om andere kosten te betalen. Gelukkig zijn er duidelijke stappen die je kunt nemen wanneer facturen niet worden betaald. In deze blog lees je wat je kunt doen en hoe je probeert te voorkomen dat je in deze situatie blijft hangen.
De eerste stap: herinneren en contact opnemen
Zodra je merkt dat het geld niet op je rekening staat terwijl de betaaltermijn voorbij is, is het slim om meteen actie te ondernemen. In Nederland is het gebruikelijk om een klant eerst een vriendelijke herinnering te sturen. Dit kan per e-mail of post. Geef in deze herinnering duidelijk aan om welke factuur het gaat, hoeveel er betaald moet worden en vanaf wanneer er betaald had moeten zijn. Veel mensen zijn druk of vergeten soms een betaling, dus een eerste herinnering helpt vaak al. Zorg ervoor dat je vriendelijk blijft in het contact en bied eventueel aan om te helpen als er onduidelijkheid is over de factuur. Probeer ook, als het mogelijk is, persoonlijk contact op te nemen via de telefoon. Een kort gesprek kan soms meer duidelijkheid geven en leidt vaak sneller tot resultaat.
Blijft betaling uit? Een aanmaning versturen
Komen er na je eerste mail of telefoontje nog steeds geen euro’s binnen? Dan is het tijd voor de volgende stap: de formele aanmaning. Deze aanmaning heet ook wel een tweede herinnering. Hierin stel je je klant officieel in gebreke en geef je nog een korte periode, bijvoorbeeld veertien dagen, om alsnog te betalen. In de aanmaning zet je het openstaande bedrag, het factuurnummer, de oorspronkelijke betaaldatum en een nieuwe strikte einddatum. Geef ook aan dat er extra kosten kunnen volgen als er weer niet betaald wordt. Door deze aanmaning wordt de klant duidelijk dat je het serieus meent. Bekijk altijd eerst of een klant al contact heeft opgenomen over betalingsproblemen, want misschien kun je samen tot een regeling komen. Lukt dit niet, dan kan je deze stap uitbouwen naar een incassoprocedure.
Incasso en juridische hulp inschakelen
Wanneer een debiteur zelfs na een aanmaning nog steeds niet betaalt, is het verstandig om na te denken over het inschakelen van een incassobureau. Een incassobureau neemt voor jou het innen van de schuld over. Vaak schrikt dit klanten af en zorgt het dat zij het openstaande bedrag snel betalen. Je kunt er ook voor kiezen om juridische hulp te zoeken. Een jurist kan je helpen met het opstellen van een officiële ingebrekestelling en, als het echt niet anders kan, het starten van een gerechtelijke procedure. Dit kan bijvoorbeeld via een dagvaarding bij de rechter. Bedenk altijd goed of de stap naar een rechtszaak het geld en de moeite waard is. Kleine facturen zijn soms lastiger om volledig te incasseren als er hoge juridische kosten bij komen.
Voorkomen dat klanten niet betalen
Het fijnste is natuurlijk als je deze vervelende situatie kunt voorkomen. Een duidelijke aanbieding en een heldere factuur schelen al veel. Zorg dat je altijd de juiste contactgegevens gebruikt en zet duidelijk de betalingsgegevens en betaaltermijn op elke factuur. Vraag je klant voor nieuwe opdrachten eventueel om een aanbetaling, vooral als het om grote bedragen gaat. Een klant die weet wat en wanneer hij moet betalen, betaalt sneller. Je kunt ook werken met vaste betaalmomenten of automatische betaalherinneringen, zodat niemand iets kan vergeten. Controleer bij grote opdrachten of nieuwe klanten de kredietwaardigheid: zo verklein je je risico. Blijf tot slot altijd vriendelijk, maar duidelijk in je communicatie over geldzaken. Zo houd je de relatie goed en vergroot je de kans op betaling.
Veelgestelde vragen over mijn klant betaalt niet
Wat als een klant weigert te betalen en niet reageert op herinneringen?
Als een klant weigert te betalen en niet reageert op herinneringen, kun je een formele aanmaning sturen en daarna een incassobureau of een jurist inschakelen om het openstaande bedrag alsnog te innen.
Wanneer mag ik een incassobureau inschakelen?
Een incassobureau mag je inschakelen vanaf het moment dat de betaaltermijn van de factuur is verlopen en de klant niet reageert op je betalingsherinneringen en aanmaningen.
Mag ik extra kosten rekenen als een klant veel te laat betaalt?
Je mag extra kosten rekenen als een klant veel te laat betaalt, bijvoorbeeld wettelijke rente en incassokosten. Dit moet je wel duidelijk aankondigen in de aanmaning.
Wat is een wettelijke betaaltermijn voor bedrijven?
Voor bedrijven geldt meestal een wettelijke betaaltermijn van 30 dagen na ontvangst van de factuur, tenzij je schriftelijk iets anders hebt afgesproken.
Hoe kan ik toekomstige wanbetaling helpen voorkomen?
Toekomstige wanbetaling helpen voorkomen doe je door vooraf heldere afspraken te maken over betaling, duidelijke facturen te sturen en eventueel te vragen om een aanbetaling bij nieuwe of grote opdrachten.