De eerste stap: zelf contact opnemen
Vaak is het verstandig om eerst zelf contact te zoeken met de klant. Soms is er gewoon iets misgegaan. Misschien is de factuur vergeten of staat er een foutje op. Stuur een korte en vriendelijke herinnering. Dit kan via e-mail, maar een persoonlijk telefoontje werkt meestal nog sneller. Vraag netjes of de klant je factuur gezien heeft en wanneer je betaling kunt verwachten. Blijf altijd rustig en zakelijk. In veel gevallen lost het probleem zich zo al op.
Een betalingsherinnering sturen
Als er na het eerste contact geen reactie of betaling komt, kun je een officiële betalingsherinnering sturen. Dit is een extra stap om te laten zien dat je serieus bent. In deze herinnering geef je aan om welke factuur het gaat en wanneer deze betaald had moeten zijn. Geef ook een nieuwe betaaltermijn, meestal zeven of veertien dagen. Het is goed om deze herinnering duidelijk te maken, maar blijf beleefd. Je wilt de relatie met de klant goed houden.
Aanmanen en een laatste waarschuwing geven
Blijft betaling opnieuw uit? Dan kun je een aanmaning sturen. Dit is een laatste brief waarin je vraagt het openstaande bedrag te betalen. Zet duidelijk in deze brief dat het nu echt de laatste kans is om de rekening zonder extra kosten te voldoen. Geef ook aan wat je van plan bent te doen als de klant niet op tijd betaalt, zoals het inschakelen van een incassobureau of het berekenen van extra kosten. Soms is dit genoeg om iemand alsnog te laten betalen.
Betalingsregeling afspreken als klant niet kan betalen
Het kan gebeuren dat je klant de factuur niet kan betalen omdat hij zelf met geldproblemen zit. Bespreek dit eerlijk met elkaar. Je kunt soms samen een betalingsregeling afspreken. Dat betekent dat de klant in delen betaalt, bijvoorbeeld elke week of elke maand een stukje van het bedrag. Zet zulke afspraken altijd op papier en laat allebei tekenen. Zo voorkom je gedoe achteraf en weet iedereen waar hij aan toe is.
Inschakelen van een incassobureau of deurwaarder
Als je al duidelijke herinneringen en aanmaningen hebt gestuurd en er volgt nog steeds geen betaling, dan kun je professionele hulp inschakelen. Denk aan een incassobureau of aan een deurwaarder. Een incassobureau probeert het geld op een nette manier alsnog te innen. Lukt dat niet, dan kan een deurwaarder zelfs beslag leggen op spullen of geld van de klant. Het inschakelen van een incassobureau kost meestal geld. Vaak kun je deze kosten ook op je klant verhalen, maar dan moet je dit wel eerder hebben aangegeven.
Voorkomen dat klanten niet betalen
Voorkomen is altijd beter dan genezen. Maak het voor jezelf makkelijker door duidelijke afspraken te maken over betalen voordat je aan het werk gaat. Zet alle afspraken op papier en stuur altijd meteen na de levering een duidelijke factuur, met genoeg betaalinformatie. Je kunt soms ook vooraf (een deel) laten betalen, zeker bij nieuwe klanten. Controleer bij twijfel eerst of een klant betrouwbaar is. Zo verklein je de kans op problemen in de toekomst.
Veelgestelde vragen over klant betaalt factuur niet
- Wanneer mag ik extra kosten rekenen als mijn klant niet betaalt?
Extra kosten mag je rekenen als je dit van tevoren duidelijk hebt afgesproken in je algemene voorwaarden of in het contract. Je moet de klant eerst minimaal één aanmaning sturen voordat je kosten toevoegt.
- Wat gebeurt er als een klant helemaal niet reageert op mijn berichten en brieven?
Wanneer een klant niet reageert, kun je een incassobureau of deurwaarder inschakelen. Zij proberen het bedrag alsnog te krijgen. Soms kun je ook naar de rechter gaan als laatste stap.
- Mag ik meteen stoppen met leveren aan klanten die niet op tijd betalen?
Het is toegestaan om te stoppen met leveren als in je voorwaarden staat dat je dit mag bij betalingsproblemen. Als dat nog niet is afgesproken, overleg dan eerst met de klant voordat je stappen zet.
- Is het verplicht om een aanmaning te sturen voordat ik een incassobureau inschakel?
Voor particuliere klanten ben je verplicht om een laatste aanmaning te sturen voordat je een incassobureau inschakelt. Bij zakelijke klanten hoeft dit meestal niet, maar het wordt wel vaak gedaan om problemen later te voorkomen.
- Wat moet ik in mijn betalingsherinnering zetten?
In een betalingsherinnering vermeld je het factuurnummer, het bedrag, de vervaldatum van de oorspronkelijke factuur en een nieuwe fatsoenlijke termijn voor betaling. Zo is het voor de klant duidelijk wat er nog openstaat.