Een storing bij de douane betekent dat de systemen voor digitale aangiften of geautomatiseerde processen tijdelijk niet bereikbaar of beschikbaar zijn. Dit kan directe gevolgen hebben voor importeurs, exporteurs, expediteurs en andere partijen die afhankelijk zijn van een soepel aangifteproces. Weet je niet wat je moet doen bij een storing douane? Dan is de Nationale Helpdesk Douane (NHD) het juiste loket.
Wat valt onder een storing bij de douane?
Een douanestoring gaat vrijwel altijd over de geautomatiseerde systemen die gebruikt worden voor het doen van elektronische aangiften. Denk aan systemen voor invoer, uitvoer, douanevervoer of accijnsaangiften. Als zo’n systeem uitvalt of onbereikbaar is, kunnen aangiften niet worden ingediend, verwerkt of vrijgegeven. Dat heeft rechtstreekse gevolgen voor de doorstroom van goederen.
Storingen kunnen verschillende oorzaken hebben: gepland onderhoud, onverwachte technische problemen of problemen bij externe koppelingen. Bij gepland onderhoud communiceert de douane dit vaak vooraf via officiële kanalen. Onverwachte storingen zijn lastiger op te vangen, juist omdat ze buiten kantoortijden kunnen optreden.
Wat kun je doen bij een storing douane?
Bij een storing bij de douanediensten is de eerste stap altijd nagaan of de storing officieel bekend is. De Nationale Helpdesk Douane (NHD), bereikbaar via nh.douane.nl, is het centrale punt voor vragen over geautomatiseerde aangifteprocessen. Hier vind je actuele informatie over bekende storingen en kun je ook zelf een melding doen als je een probleem ervaart dat nog niet vermeld staat.
Daarnaast zijn er in de meeste gevallen noodprocedures van kracht. De douane heeft voor situaties waarbij systemen niet beschikbaar zijn zogeheten fallback-procedures. Dit betekent dat aangiften in bepaalde gevallen op papier of via een alternatieve route kunnen worden ingediend. Het is verstandig om als bedrijf of expediteur vooraf te weten hoe deze noodprocedure werkt, zodat je er in geval van nood meteen gebruik van kunt maken.
De Nationale Helpdesk Douane bij storingen
De NHD is specifiek opgezet voor alle vragen rondom geautomatiseerde processen van de Nederlandse douane. Bij een storing is dit het eerste aanspreekpunt. De helpdesk kan bevestigen of een storing bekend is, je informeren over de verwachte hersteltijd en je vertellen welke stappen je in de tussentijd kunt nemen.
Houd er rekening mee dat bij grote storingen de helpdesk drukker bezet is dan normaal. Bereid je melding voor door de volgende informatie bij de hand te hebben:
- Welk systeem of welke toepassing geeft een foutmelding?
- Wat is de exacte foutmelding of wat is er precies mis?
- Sinds wanneer ervaar je het probleem?
- Wat is je relatienummer bij de douane?
Hoe concreter je melding, hoe sneller de helpdesk je kan helpen of de storing in het systeem kan registreren.
Wat als de storing gevolgen heeft voor je levering of aangifte?
Een storing kan ervoor zorgen dat goederen vertraging oplopen aan de grens of in het haven- of luchthavenproces. In die gevallen is het raadzaam om direct contact op te nemen met de betrokken douanekantoor om te bespreken wat de mogelijkheden zijn. In veel gevallen wordt er bij aantoonbare storingen van de douanesystemen geen boete of sanctie opgelegd voor het te laat indienen van een aangifte, maar dit is situatiegebonden.
Documenteer de storing goed voor je eigen administratie: maak een screenshot van de foutmelding, noteer het tijdstip en sla eventuele communicatie met de NHD op. Dit kan later van pas komen als je een overschrijding van een termijn moet verantwoorden tegenover de douane of een andere betrokken partij.
Bij een storing bij de douane geldt dus: meld het meteen bij de NHD, activeer de fallback-procedure als de situatie dat vereist, en zorg dat je alles goed documenteert. Zo houd je de schade aan je logistieke proces zo beperkt mogelijk.