Verlaat je goederen die in de EU zijn geproduceerd of in vrij verkeer zijn gebracht de Europese Unie? Dan ben je verplicht uitvoeraangifte te doen bij de douane. Dit geldt voor vrijwel alle zogenoemde uniegoederen die naar een land buiten de EU worden verscheept, gevlogen of vervoerd. Exporteer je alleen naar een ander EU-land? Dan hoef je geen uitvoeraangifte in te dienen.
De uitvoeraangifte bij de douane dient twee doelen: het is een wettelijke verplichting én het bewijs dat de goederen de EU daadwerkelijk hebben verlaten. Dat laatste is belangrijk voor de btw, want bij export hoef je in principe geen btw te berekenen. Zonder geldig uitvoerbewijs loop je het risico alsnog btw te moeten afdragen.
Wanneer ben je verplicht uitvoeraangifte te doen?
De verplichting geldt zodra uniegoederen de Europese Unie verlaten, ongeacht de waarde of het soort product. De bestemming is bepalend: gaat de zending naar de VS, het VK, Canada, Turkije of een ander land buiten de EU? Dan is een uitvoeraangifte verplicht. Gaat de zending naar Duitsland of België? Dan niet.
Er zijn een paar situaties waarbij extra aandacht nodig is. Voor bepaalde goederen, zoals producten met een dubbel gebruik (zowel civiel als militair toepasbaar), wapens, kunstwerken of beschermde diersoorten, gelden aanvullende eisen. Soms heb je een exportvergunning nodig naast de gewone uitvoeraangifte. Controleer dit altijd vooraf via de Douane Nederland of de Rijksdienst voor Ondernemend Nederland (RVO).
Wie doet de uitvoeraangifte?
In principe doet de exporteur (de partij die de goederen verkoopt en uitvoert) de aangifte, of een douane-expediteur die namens de exporteur handelt. Je kunt als bedrijf zelf aangifte doen als je bent aangesloten op het systeem van de douane, maar in de praktijk schakelen veel bedrijven een expediteur in. Die expediteur heeft de kennis van de procedures en de software om de aangifte correct in te dienen.
Let op: de aangever is verantwoordelijk voor de juistheid van de gegevens. Geef je onjuiste informatie op, dan ben jij als exporteur aansprakelijk, ook als een expediteur de aangifte feitelijk heeft ingediend.
Hoe doe je uitvoeraangifte bij de douane?
Uitvoeraangifte doe je digitaal via het systeem AGS (Aangiftesysteem Goederen van de Douane Nederland). Hieronder staat hoe het proces er in de praktijk uitziet:
- Stap 1: gegevens verzamelen. Zorg dat je de volgende informatie bij de hand hebt: omschrijving van de goederen, de goederencode (GN-code of HS-code), de waarde van de zending, het gewicht, het land van bestemming en de naam van de ontvanger.
- Stap 2: aangifte indienen via AGS. Dien de aangifte in voordat de goederen de EU verlaten. Je ontvangt een MRN (Movement Reference Number), het unieke nummer van jouw aangifte.
- Stap 3: goederen aanbieden bij het douanekantoor van uitgang. Dit is het kantoor waar de goederen de EU daadwerkelijk verlaten, bijvoorbeeld een zeehaven of luchthaven. De douane controleert of de aangifte klopt en geeft vrijgave af.
- Stap 4: uitvoerbericht bewaren. Na fysiek verlaten van de EU ontvang je via AGS een elektronisch uitvoerbericht (EAD, Export Accompanying Document). Dit is je bewijs van uitvoer en is nodig voor de btw-vrijstelling.
Welke gegevens staan in een uitvoeraangifte?
Een uitvoeraangifte bevat standaard de volgende informatie:
- Naam en adres van de exporteur (en EORI-nummer)
- Naam en adres van de ontvanger in het derde land
- Omschrijving en goederencode van de producten
- Statistisch gewicht en hoeveelheid
- Factuurwaarde en valuta
- Land van bestemming en land van oorsprong
- Vervoerswijze en vervoersmiddel
- Eventueel vergunningnummers bij bijzondere goederen
Het EORI-nummer is je registratienummer als bedrijf bij de douane. Heb je dat nog niet? Vraag het aan via de Douane Nederland voordat je je eerste zending exporteert. Zonder EORI-nummer kun je geen aangifte doen.
Veelgemaakte fouten bij uitvoeraangifte
Een verkeerde goederencode is een van de meest voorkomende fouten. De GN-code bepaalt mede of er een exportvergunning nodig is en heeft invloed op exportstatistieken. Gebruik de Tariefsimulator van Douane Nederland of overleg met een expediteur als je twijfelt.
Een andere valkuil is te laat aangifte doen. De uitvoeraangifte moet in zijn algemeenheid zijn ingediend voordat de goederen de EU verlaten. Bij zeevracht geldt vaak een termijn vóór laden aan boord (de zogenoemde pre-departure declaration). Ben je te laat, dan kan de zending worden tegengehouden of krijg je een boete.
Tot slot vergeten exporteurs soms het uitvoerbericht op te vragen of te bewaren. Zonder dit document kun je bij een belastingcontrole niet aantonen dat de goederen de EU hebben verlaten, wat betekent dat de belastingdienst alsnog btw kan naheffen.
Uitvoeraangifte en btw: het verband
Export buiten de EU is belast met 0% btw, maar alleen als je kunt bewijzen dat de goederen de EU daadwerkelijk hebben verlaten. Het bewijs hiervoor is het elektronische uitvoerbericht dat je via AGS ontvangt. Bewaar dit document altijd goed in je administratie. De belastingdienst kan tot zeven jaar teruggaan bij een controle.
De uitvoeraangifte is dus niet alleen een douaneformaliteit, maar ook direct gekoppeld aan je btw-positie. Dat maakt een correct ingevulde en tijdig ingediende aangifte zo belangrijk voor elke exporterende onderneming.
Doe je voor het eerst uitvoeraangifte of exporteer je onregelmatig? Overweeg dan een douane-expediteur in te schakelen. Dat kost iets, maar voorkomt fouten die je later veel meer kunnen kosten aan naheffingen of vertragingen bij de grens.